Como reclamar un pago educadamente

Pedir el pago con educación

A continuación te explicamos cómo pedir el pago sin ser grosero, redactando un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente, con cartas de solicitud de pago pendientes que puedes utilizar como ejemplo, además de algunos consejos, estrategias y planes de respaldo adicionales:

Si respondes de forma similar a todas estas preguntas, no tienes por qué sentirte mal a la hora de pedir el pago de forma directa: has cumplido tu parte del acuerdo de trabajo y ahora es lógico que esperes lo mismo de tu cliente.

Por supuesto, debes ser profesional, amable y educado en tus peticiones, y evitar que el cliente tenga una rabieta por sus facturas atrasadas, pero ser directo, preciso y persistente es siempre el camino a seguir.

Si envías tus correos electrónicos sobre las facturas a intervalos regulares, seguirás siendo educado y paciente, pero también mostrarás a tus clientes que eres profesional en cuanto a tus facturas y asuntos de pago. También demostrarás que eres alguien que valora su trabajo, lo que hará que el cliente también lo valore.

¿Por qué escribirlo así? No es necesario que pidas el pago directamente en el primer correo electrónico de la factura, sólo tienes que asegurarte de que tu cliente conoce bien tus condiciones de pago y la información básica de antemano. Al enviar un correo electrónico con la factura antes de la fecha de pago, te aseguras de que el cliente tenga tiempo suficiente para reunir y organizar la documentación de pago. Además, te posicionarás como un profesional que hace un seguimiento regular de las facturas y envía correos electrónicos recordatorios si el cliente no paga a tiempo.

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Recordatorio de pago

Para solicitar el pago de forma profesional, es importante asegurarse primero de que no ha habido ningún error o mala comunicación sobre la factura. Envía un correo electrónico cortés a tu cliente explicándole que el pago está vencido y pídele que se asegure de que ha recibido la factura inicial y de que no ha habido ningún problema con ella.

Si no recibes respuesta del cliente después de la primera comprobación o si el cliente reconoce que ha recibido la factura pero tú sigues sin recibir el pago puntual, haz un seguimiento con un correo electrónico breve y profesional. Indica la fecha de vencimiento de la factura y cuántos días hace que venció. Recuérdale al cliente los gastos de demora incluidos en tus condiciones de pago y hazle saber que le cobrarás por el retraso. Recuérdale las diferentes formas en que puede enviar el pago y vuelve a adjuntar la factura original al correo electrónico antes de enviársela al cliente.

Puede parecer incómodo e intimidante, pero si tus peticiones de pago por correo electrónico no consiguen que el cliente pague tu factura, lo mejor es llamar por teléfono a tu cliente para resolver el problema de fondo. Cuando llames, identifícate y explica con calma y educación que has hecho un seguimiento por correo electrónico de un retraso en el pago. Si es posible, intenta conseguir el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia directa. Si no es posible, consigue un compromiso firme sobre la fecha y el método de pago. Mantén la profesionalidad y la amabilidad durante toda la llamada, agradeciendo a la persona su tiempo.

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Te pedimos amablemente que organices el pago

Si has prestado dinero a un amigo, pedirle que te lo devuelva puede parecer una propuesta incómoda. Sin embargo, si se maneja adecuadamente, puedes reclamar el dinero que prestaste sin perder la amistad.

Resumen del artículoSi quieres pedirle a un amigo que te devuelva el dinero que le prestaste, envíale un mensaje de texto o llámale para concertar una reunión en persona. Considera decirles que la reunión será sobre el dinero que les prestaste, para que vengan preparados. Luego, cuando se reúna con ellos, recuérdeles el préstamo y dígales por qué necesita que le devuelvan el dinero. Sé directo y pregúntales cuándo pueden devolverte el dinero. Asegúrate de dejar claro que el dinero era un préstamo, no un regalo, y establece una fecha firme para su devolución. Si has intentado hablar con tu amigo y todavía no te ha devuelto el dinero, sigue leyendo para saber cómo establecer plazos o crear un plan de pagos.

Carta de solicitud de pago

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El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 80% de las facturas impagadas pueden cobrarse con éxito sólo mediante la persecución por correo electrónico. A pesar de lo poderoso que es, un número sorprendente de equipos financieros no mantienen afilada su espada de correo electrónico y es probable que el éxito de su control de crédito sea drásticamente inferior.

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Las aberraciones más comunes en los correos electrónicos de facturas pendientes incluyen un tono poco amistoso, la apariencia de automatización/falta de humanidad, un enfoque agresivo o crítico de las facturas vencidas, e incluso la búsqueda de pagos de la persona equivocada. Entendemos que algunos clientes responden de forma venenosa, ambigua o simplemente no lo hacen. Luego tienes a tus clientes que pagan constantemente con retraso sin importar lo que pase. Eso es… hasta que lea esta guía, por supuesto.